Уничтожение документов: особенности и правила проведения процедуры

В процессе деятельности компании накапливается очень большое количество документов. Последние имеют установленный в законодательном порядке срок хранения, по истечению которого их необходимо уничтожить. Для этого вы можете обратиться в компанию "Вторпроект" — компания осуществляет прием макулатуры в Ростове. Специалисты принимают также документы, которые подлежат уничтожению.

Если в быту мы спокойно может избавиться от ненужных бумаг, то компании не могут так просто отдать документы с истекшим сроком хранения на утилизацию. Сначала необходимо составить акт списания документации, далее идет собственно процесс уничтожения, после чего требуется составить еще один акт, но уже для подтверждения факта утилизации. Этот порядок установлен законодательством — если юридическое лицо нарушит его, то надзорные органы могут выписать штраф. В статье подробно рассмотрим каждый из этих трех этапов.

Первый этап: работа экспертной комиссии и составление акта

Руководитель не может в одиночку справиться с процедурой списания и уничтожения документов. Он собственным указом формирует экспертную комиссию — группу квалифицированных специалистов, которые займутся изучением документов, подлежащих уничтожению.

Экспертная комиссия выполняет важную работу — она исследует все документы в архиве компании и отбирает те, которые подлежат утилизации. Так, если в одной папке с устаревшими документами оказываются бумаги с неистекшим сроком хранения, то последние отбираются и оформляются в самостоятельные дела.

Если комиссия нашла оригинал, копию и несколько дубликатов одного и того же документа, то оригинальная версия остается на дальнейшее хранение, тогда как остальные — отправляются на утилизацию.

Также экспертная комиссия может оценивать возможность восстановления текста документов. На уничтожение могут быть отправлены те бумаги, на которых большая часть текста стерта. Если же есть возможность восстановить содержимое, то назначаются реставрационные работы.

Особенности составления акта

Все документы, которые экспертная комиссия выделила на уничтожение, необходимо описать. Для этого в компании составляется акт "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению". В акте не требуется проводить описание каждого дела — обычно в табличной форме требуется указать следующую информацию:

• наименование дела;
• даты;
• индекс дела по номенклатуре;
• число единиц;
• примечание и пр.

Также в акте требуется предоставить отметку о том, что информация согласована с комиссией. Особое внимание следует уделить дате составления акта — есть риск случайно уничтожить документы с неистекшим сроком. При этом обратите внимание на следующие моменты:

• если документ был создан в 2010 году или позднее, то срок хранения нужно уточнить в перечне, разработанном Росархивом в 20.12.2019;
• если документ был создан до 2009 года, то срок хранения уточняется в перечне Росархива от 2000 года.

В акт разрешается включать только те документы, срок хранения которых завершается к первому января года составления приказа. Например, если конкретное дело было создано в мае 2018 года и имеет срок хранения 5 лет, то в акт вы его можете включить только в 2024 году.

Важно: Существует четко регламентированная форма составления акта. Документ нельзя оформлять в произвольной форме.

После составления акта он утверждается руководителем компании.

Второй этап: уничтожение документов

В законе не прописаны конкретные способы утилизации документов. На практике же есть следующие методы:

• сжигание — данный способ позволяет быстро избавиться от больших объемов ненужных документов. Но он не находит одобрения у экологов;
• шредер. Существует специализированное оборудование — шредер (или измельчитель), задача которого заключается в измельчении документов. Способ позволяет быстро избавиться от больших объемов макулатуры, но при самостоятельном исполнении может стоить довольно дорого;
• химическая обработка — сегодня такой способ используется редко. Предполагает обработку бумаг специальными химикатами и водой.

Чтобы избавиться от ненужных бумаг, рекомендуем обратиться в компанию "Вторпроект", куда можно сдать макулатуру в Ростове. Специалисты проводят качественное уничтожение документов с соблюдением всех правил избавления от конфиденциальной информации. Фирма располагает современным оборудованием и профессиональными инструментами. Есть собственный транспорт для перевозки бумаг к месту утилизации.

Третий этап: оформление факта утилизации

После того как все бумаги с истекшим сроком утилизированы, необходимо составить акт, который подтверждает факт уничтожения документов. В нем обычно указывается следующая информация:

• название документа;
• юридическое наименование компании, от имени которой акт оформляется;
• информация об уничтожении документов — требуется указать количество бумаг, использованный способ уничтожения и пр.;
• подписи ответственных лиц.

Важно: факт уничтожения документов не имеет типовой формы, поэтому документ можно оформлять в произвольном виде.

Правильная утилизация документов позволяет вовремя избавляться от конфиденциальной информации, освободить место в архиве для хранения новых бумаг, а также избежать штрафов от надзорных органов. Для этого рекомендуем обратиться в компанию "Вторпроект" — специалисты проводят качественную утилизацию документов. На сайте фирмы вы можете посмотреть актуальные адреса приема макулатуры в Ростове-на-Дону.

Компания "Вторпроект" также осуществляет прием картона (например, из магазинов, складов и пр.), полиэтилена (стрейч-пленка, различные упаковочные материалы), ПВХ (любые виды: твердые, мягкие и пр.), ПЭТ (полиэтиленовые бутылки из-под воды, пива и пр.), ПНД (трубы, канистры, флаконы и пр.), полипропилен (овощные ящики, биг-бэг и пр.). Сдача ненужной продукции поможет вам не только сделать вклад в защиту экологии, но и получить прибыль — ведь макулатура и прочие отходы принимаются за определенную сумму.